¿Cómo organizarse mejor?

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¿Cómo organizarse mejor?

Seguro que si piensas un poco te viene a la cabeza esa amiga o amigo tan organizado que siempre tiene tiempo para todo, bueno pues con un poco de orden tú también vas a optimizar el tiempo muchísimo. A continuación te daremos algunos consejos que puedes tomar en cuenta para poco a poco irlo logrando. 

1. Mantén la mente relajada:

Ya sé que es muy sencillo de decir, pero es algo fundamental. Cuando uno está muy agobiado o saturado no se piensa con claridad por lo que no es el mejor momento para poner orden. Párate un momento, intenta dejar la mente en blanco durante unos segundos y respira profundamente cinco veces. Cuando termines seguro que te encuentras algo más relajado. Si aún así no acabas de estar concentrado es mejor que lo dejes para otro momento.


2. Agenda sí o sí:

Parece bastante básico, pero aún queda mucha gente que apunta las tareas o citas en papeles o post it que se acaban perdiendo en la papelera, o en algún bolsillo. Te recomiendo tener una agenda en la que anotes tan sólo aquellas tareas que tienen una hora fija o una localización concreta como por ejemplo: una cita o videoconferencia con un cliente. Pero ¿por qué no anotar todas las tareas?. Simplemente es una cuestión de no sofocarse. Si al empezar el día abres tu agenda y está repleta de cosas la verdad es que lo único que te puede pasar es que te estreses. Por eso es muy interesante que además de la agenda tengas otro tipo de soportes donde anotar las tareas. Te recomiendo los siguientes:


1. Agenda: Podrás llevarla siempre contigo.

2. Bloc o libreta donde apuntar tareas de trabajo: Aquí dejarás anotadas todas las cosas que necesites hacer pero que no tengan una hora concreta.

3. Bloc o libreta donde apuntar recados o tareas de tu vida personal: Organizar tu vida personal te ayudará muchísimo a poder llevar una buena gestión en el trabajo

4. Planificadores: Te ayudarán a establecer prioridades y a poder gestionar el tiempo de una manera adecuada.

Más adelante te proporcionaremos herramientas virtuales muy efectivas si es que prefieres no hacer uso de papel. 


3. Plantea objetivos:

Muchas veces el problema de perder el tiempo es que no tenemos bien definidos nuestros objetivos finales. Así que es interesante pararse a pensar en aquello que quieres conseguir y establecer las acciones que vas a tener que hacer para llegar a ellos. Los objetivos pueden ser desde pequeñas cosas como: beber más agua, como algunos más ambiciosos como: facturar más. Las acciones son los pasos a seguir para llegar hasta allí. Una vez que conseguimos diferenciar estos dos conceptos, es mucho más sencillo planificar.


4. Planifica a corto, medio y largo plazo:

Este punto está muy ligado al anterior. Las acciones necesarias para lograr un objetivo debemos ubicarlas en el tiempo. Por eso si las clasificas como corto, medio y largo plazo y las anotas, eso te ayudará muchísimo más a concretar para cumplirlas y que no se pierdan en el olvido. La planificación a corto plazo puedes establecerla para cosas que tengas que hacer por ejemplo durante la semana. El medio plazo lo puedes dejar para aquellas tareas que debas hacer a lo largo de unos poco meses y dejaremos para el largo plazo aquello que debas hacer a partir del año. Anótalo todo lo más detallado posible en un excel, así sentirás que lo tienes todo controlado y estarás mucho más relajado.

5. Trabaja en un espacio ordenado:

Intenta tener los menos objetos posibles en tu mesa de trabajo. Con un ordenador, una lamparita y un bote de lápices puede ser suficiente. Obviamente todos necesitamos más cosas como: tu agenda, material de oficina, libretas, libros… para ese tipo de materiales puedes utilizar una cajonera o una estantería. Lo importante es que a la vista esté todo muy despejado.


Haz limpieza de cajones cada cierto tiempo. A veces se puede comenzar a acumular papeles, cartas, y demás dentro de los cajones, incluso algunas veces cuesta abrirlo y cerrarlo. Se pierde mucha energía pensando en ese desorden así que cuando llegues a ese punto es hora de hacer una buena limpieza. Cuando termines te darás cuenta de la cantidad de cosas que has acumulado y que no necesitas.

6. Despeja y ordena el escritorio del ordenador:

Esta es otra de las típicas cosas que a todos nos pasa de vez en cuando. Te vas descargando cosas o vas dejando aquellas carpetas con trabajos que estás realizando en el escritorio para no perder tiempo en buscar. Eso está muy bien si no se nos va de las manos y empezamos a acumular carpetas y archivos. En este caso es mejor perder 5 o 10 minutos en arreglar el desastre y ubicar cada cosa en su sitio. Un escritorio con solo una carpeta es muy relajante.


7. Utiliza herramientas que te ayuden:

Más adelante tenemos un módulo específico para este punto, pero te adelantamos que hay millones de APPS y cada una de ellas responde a una necesidad diferente. Algunas de las que funcionan muy bien son las siguientes:


Wunderlist:

Permite crear listas de tareas y añadir comentarios y notas. Es más o menos como una agenda virtual, ideal para trabajar.


Do it:

Esta aplicación es genial ya que te permite organizar el trabajo de hoy y de mañana de manera que podrás modificar o posponer las tareas que no te de tiempo en el día. Las tareas se van actualizando para que simplemente veas las cosas que te quedan pendientes.


Trello:

Es perfecta para organizar tareas con fecha de entrega. Con ella te asegurarás de llegar a tiempo de manera muy organizada. 


Moleskine Timepage:

Además de organizar tareas, con Moleskine podrás gestionar tus reuniones y eventos. Gracias a la información que detallas, la aplicación creará para ti un detallado plan semanal de trabajo. Incluso te avisará del tráfico de tu ciudad cuando te desplaces a una reunión, con ella nunca llegará tarde.


Some to do:

A diferencia de las demás aplicaciones, Some to do te permite organizar tareas tanto del trabajo como de tu vida. Podrás crear diferentes carpetas temáticas dentro de las cuales crearás tus listas.


Google Keep:

Esta aplicación también es un poco diferente. Con ella podrás crear notas mentales rápidas. Simplemente grabando un recordatorio que automáticamente se transcribirá, haciendo una foto de algo importante, compartiendo una factura… Una de las opciones que más interesante me parece es la de la ubicación. Podrás configurar un recordatorio basado en la ubicación, por ejemplo si pasas cerca del súper te sugerirá tu lista de la compra.


8. Márcate un horario y cúmplelo:

Lo importante de la gestión del tiempo es que tengas muy estructurado y planificado qué tareas debes hacer en un tiempo concreto, eso sí siempre siendo realistas e incluso tirando un poco por lo alto. Si dejas un pequeño margen de tiempo extra para cada tarea, cuando vayas terminando podrás disfrutar incluso de un descanso más largo. Y si por el contrario, tienes uno de esos días saturados tendrás ese margen para poder completar las tareas a tiempo.


Como ves no es magia, es ser conscientes de todo lo que nos rodea y perder un poquito de tiempo en organizarnos hará que luego seamos mucho más productivos y podamos disfrutar de nuestro tiempo libre (Kaori Project, 2018). 

Referencias:

Kaori Project (2018). Cómo organizarse mejor. Recuperado de:  https://kaoriproject.com/como-organizarse-mejor-en-el-trabajo-tips-y-consejos/


Escrito por
Paulina Girard